Aus den gesetzlichen Vorgaben des Obligationenrechts ergibt sich, dass Unternehmen über ihre Einnahmen und Ausgaben Buch führen müssen. Bei AGs und GmbHs sowie bei Personen- oder Einzelunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 500’000 Franken besteht die Pflicht, eine doppelte Buchhaltung aus Bilanz und Erfolgsrechnung zu führen. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von weniger als 500’000 Franken reicht es, wenn über die Einnahmen und Ausgaben Buch geführt wird. Dabei hat die Buchführung ordnungsgemäss zu sein. Ist dies nicht der Fall, setzt man sich der strafrechtlichen Verantwortlichkeit aus oder sieht sich mit steuer(-straf-)rechtlichen Folgen konfrontiert.
Korrektes Kassenbuch
Bestandteil einer ordnungsgemässen Buchführung bildet auch eine korrekte Kassenführung. Gerade für Branchenneulinge lauern hier Fallstricke, die es zu beachten gilt. Dabei bezeichnet man als «Kasse» zum einen das Kassenkonto in der Buchhaltung. Zum anderen aber auch das System, in welchem das eingenommene Bargeld verwaltet wird. Elektronische Registrierkassen sind in der Lage, Belege und Auszüge zu generieren. Diese Belege stellen Buchhaltungsunterlagen dar und sind für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Offene Ladenkassen, bei welchen die Bareinnahmen ohne elektronische Unterstützung im Hintergrund eingelegt werden, kennen diese Funktion nicht. Unabhängig davon muss für jede verwendete Kasse ein Kassenbuch geführt werden. Darin ist eine Ein- und Ausgabenrechnung je Kasse zu erstellen. Bei der offenen Ladenkasse ist die Bestandesänderung periodisch durch Zählung zu ermitteln. Das Kassenbuch ist stets so zu führen, dass nachträgliche Bestandeskorrekturen nachvollzogen werden können.
Täglicher Kassensturz
Die strenge Rechtsprechung besagt, dass das Kassenbuch nur dann als Nachweis für die Richtigkeit des erfassten Bargeldverkehrs gilt, wenn die Bareinnahmen und -ausgaben fortlaufend, lückenlos und zeitnah aufgezeichnet und durch Kassenstürze kontrolliert werden. Dabei wird verlangt, dass Kassenstürze in bargeldintensiven Betrieben täglich erfolgen und im Kassenbuch vermerkt werden. Kann man bei einer Steuerprüfung kein korrekt geführtes Kassenbuch und keine Belege aus der Registrierkasse vorweisen, läuft man Gefahr, dass die Einnahmen anhand von gängigen Branchenkennzahlen geschätzt werden. Dies kann erhebliche Nachzahlungen oder Aufrechnungen zur Folge haben.
DER EXPERTE
Sandro Morelli ist Rechtsanwalt bei Weber Noser von Gleichenstein in St. Gallen. Die Anwaltskanzlei ist auf die Beratung und die Vertretung von KMU im Gastronomie-Bereich spezialisiert.
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